Aalto University Campus & Real Estate (ACRE) Pysyviä tuloksia johtoryhmävalmennuksella

Useat samanaikaiset muutokset loivat tarpeen organisoida johtoryhmä uudelleen ja kehittää sen työskentelyä. Tilanteen työstämiseen haluttiin mukaan ulkopuolinen kumppani fasilitoimaan ja strukturoimaan keskustelua objektiivisesti. ACRE:n toimitusjohtaja Antti Tuomelan ja HR-päällikkö Mikaela Stelwagenin mukaan valmennuksen myötä on saatu johtoryhmä pyörimään ja oikeasti hyödylliseksi kaikille osapuolille.

Aalto-yliopistokiinteistöt Oy ja Aalto-yliopiston kampuspalvelut yhdistyivät vuonna 2015. Samalla yhdistyi myös kaksi erilaista organisaatiokulttuuria, muodostui uusi johtoryhmä ja sen myötä johtamisen periaatteet piti määritellä yhdessä uudestaan. Näiden uudistusten oheen projektien määrä kymmenkertaistui, kun investointiohjelman myötä Aallosta tuli Euroopan toiseksi suurin kampuskehityshanke.

Kahden eri organisaation kulttuurin yhtenäistäminen oli sujunut hyvin, mutta johtoryhmän tilanteeseen haluttiin muutosta.

"Uudistuksia oli paljon samanaikaisesti. Jotta johtoryhmän toimintatapa soveltuisi uuteen toimintaympäristöön, tuli tarve kehittää johtoryhmän työskentelyä ja organisoitua uudella tavalla. Haluttiin muodostaa myös uusi organisaatiokulttuuri ja johtamistapa", Antti Tuomela kuvaa lähtötilannetta.

Johtoryhmässä alkoi olla käsiteltävänä liian paljon aiheita aikaan nähden. Aiheita ei myöskään osattu ottaa oikein esille ja viedä eteenpäin. Myös tiedon jakamisen kanssa oli haasteita.

"Kun johtoryhmässä oli liikaa aiheita, ennätettiin ottamaan esille vain sen hetkinen isoin ja sammutettavissa oleva tulipalo. Tämä johti siihen, että ne, keitä kyseinen aihe ei koskettanut, saattoivat kokea olonsa ulkopuoliseksi”, Antti Tuomela jatkaa tilanteesta, mistä lähdettiin liikkeelle.

Kahden organisaation yhdistyessä myös kahdet eri tehtävät yhdistyivät. Oli tärkeää alkaa nähdä asiat kokonaisuutena uuden organisaation näkökulmasta. Organisaation hierarkia haluttiin pitää matalana.

"Toiveena oli, että ihmiset hoitaisivat asioita enemmän keskenään sen sijaan, että ne kiertäisivät esimerkiksi toimitusjohtajan kautta. Tuli kehittää keskusteluyhteyttä ja kollektiivista vastuunkantoa, jossa jokainen ottaisi vastuuta yhteisistä asioista”, Antti Tuomela jatkaa.

Tavoitteeksi johtamisen terävöittäminen ja hyvä johtoryhmätyöskentely

"Kun lähdimme hakemaan muutosta tilanteeseen, koin olevani jäävi johtamaan keskustelua itse. Siksi halusimme mukaan ulkopuolisen kumppanin fasilitoimaan ja strukturoimaan keskustelua objektiivisesti. Uskoin lisäksi, että ulkopuolista valmentajaa kuunneltaisiin paremmin", Mikaela Stelwagen kertoo ACRE:n ja AS3:n yhteistyön alusta.

Ennen valmennuksen aloittamista toteutettiin osallistujien yksilöhaastattelut, joka antoi jokaiselle johtoryhmän jäsenelle mahdollisuuden kertoa oma näkemyksensä nykytilanteesta. Haastatteluiden pohjalta todettiin, että ajatukset tilanteesta olivat varsin yhteneväiset.

"Tavoitteemme valmennukselle oli selkeä ja AS3 pääsi hyvin kiinni toiveeseemme keskittyä johtamisen terävöittämiseen ja johtoryhmätyöskentelyn parantamiseen. Valmentaja myös kyseenalaisti ja vaati meitä vääntämään rautalangasta, mitä oikeasti halusimme. Valmennuksen aikana meillä olikin selkeä kuva siitä, mihin haluttiin puuttua ja mitä tehdä”, Antti Tuomela sanoo.

ACRE JA AS3 FINLAND YHTEISTYÖ

AS3 toteutti ACRE:lle vuoden 2018 aikana johtoryhmävalmennuksen, joka koostui johtoryhmän valmistautumishaastatteluista ja kolmesta valmennusmoduulista. Valmennukseen osallistui ACRE:n johto.

ACRE Tuloksellinen johtoryhmä valmennuksessa käsiteltiin teemoina mm.

• Johtamisen foorumit
• Joryn tehtävät
• Toimiva johtoryhmätyöskentely
• Onnistuminen muutosjohtajana

Hyvästä johtoryhmätyöskentelystä hyötyy koko organisaatio

"Valmennuksesta on ollut organisaatiollemme konkreettisia vaikutuksia. Johtoryhmä on saatu pyörimään ja oikeasti hyödylliseksi kaikille osapuolille. Organisaatiolle tämän merkittävin anti on johdon esimerkki. Kun johtoryhmä saadaan sitoutumaan yhteiseen asiaan, se heijastuu koko organisaatiossa. Emme olisi yksin päässeet tähän tilanteeseen, valmennus on ollut hyvä investointi", Mikaela Stelwagen kertoo valmennuksen annista.

Kun aikaisemmin johtoryhmä kokoontui kerran viikossa ja keskittyi pääosin tulipalojen sammuttamiseen, nyt johtoryhmä kokoontuu kerran kahdessa viikossa ja agendalla on enemmän organisaation yhteisiä asioita.

"Kun saimme rakenteet paikoilleen, kokoukset koetaan nyt yhteiseksi asiaksi ja niillä nähdään olevan enemmän arvoa. Johtoryhmätyöhön sitoudutaan aiempaa paremmin. Sitoutumiseen vaikuttaa myös yhteiset haasteet, "must win battlet". Kokouksiin tuodaan käsiteltäväksi asioita, jotka koskevat koko organisaatiota. Jokainen osaa laittaa myös oman tekemisensä isompaan kuvaan. Struktuuri pakottaa siihen", Mikaela Stelwagen jatkaa.

Valmennuksessa sovitut toimenpiteet on pitäneet ja niistä on tehty rutiini. Myös Antti Tuomelan ja Mikaela Stelwagenin rooli johtoryhmän kokouksissa on muuttunut.

"Me emme enää nosta asioita esille, vaan muut tuovat ne agendalle. Meidän roolimme on olla enemmän fasilitoijia ja keskustelun ylläpitäjiä. Tavoitteet asetamme nyt yhdessä, joten niihin myös sitoudutaan", Antti Tuomela havainnoi nykytilannetta.

Konkreettinen muutos avoimuuteen ja viestintään on saatu lähettämällä johtoryhmän esitykset tiedoksi kaikille organisaatiossa. Kaikki tietävät nyt, mitä talossa tapahtuu. Jokaisessa foorumissa on esillä sama esitys, mikä takaa, että jokainen saa saman viestin.

Itseohjautuvuutta, vastuunottoa ja sitoutumista

Johtoryhmätyöskentelyn lisäksi valmennukselta haluttiin itseohjautuvuuden ja kollektiivisen vastuunkannon kehittämistä. Antti Tuomelan mukaan tavoite toteutui, proaktiivisuus asioiden selvittämisessä ja ratkomisessa on lisääntynyt. Kun toimitusjohtaja ei ole enää pullonkaulana, on konkreettisena hyötynä saatu myös ajansäästöä.

"Aluksi tekeminen oli Mikaelan ja minun vetoista. Asiat eivät ole enää riippuvaisia meistä vaan muut voivat ottaa helposti koppia niistä, kun me emme ole paikalla. Ollaan itseohjautuvia ja tekemiseen sitoudutaan aiempaa paremmin. Kokonaisuudet nähdään selkeämmin ja jokaisen asiat ja kiinnostuksen kohteet koetaan arvokkaiksi. Asioista on tullut organisaation yhteisiä, meidän asioita", Antti Tuomela kertoo johtoryhmän tavasta työskennellä tänä päivänä.

Antin ja Mikaelan mukaan valmennuksen onnistumisen varmistivat:

1. Usko yhteiseen asiaan: Jokainen johtoryhmän jäsenen tahto ja sitoutuminen muutokseen.
2. Onnistunut ajoitus: Valmennus ei olisi voinut olla yhtään aikaisemmin tai myöhemmin.
3. Aloitus perusteista: Päästiin todella nopeasti kiinni asioiden ytimeen.
4. Asioiden konkreettisuus: Opit sai heti vietyä operatiiviseen tekemiseen mukaan.
5. Jatkuva seuranta: Kehittäminen on jäänyt hyvällä tavalla päälle.

AS3 EXECUTIVE TEAM DEVELOPMENT VALMENNUS - JOHDA MUUTOS HELPOMMIN JA JOHDONMUKAISEMMIN MAALIIN  

Yhteiseen päämäärään sitoutuminen ja luottamus johtoryhmän jäsenten kesken ovat ratkaisevia menestystekijöitä johtoryhmän työskentelyssä. Johtoryhmälle suunnattu valmennus tukee keskinäistä luottamusta ja yhteydenpitoa, jotka ohjaavat rakentavaan ja tulokselliseen yhteistyöhön.

Valmennuksemme tarjoaa johtoryhmälle:

• Välineitä muutoksen läpiviemiseen.
• Käytännön työkaluja hyvään keskustelu- ja päätöksentekokulttuuriin johtoryhmässä.
• Mahdollisuuden tarkastella ja parantaa omaa toimintaa.

Ole yhteydessä niin katsotaan yhdessä, miten voimme olla teidän organisaation apuna!